El perfil de la secretaria ejecutiva

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad.

La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes o memorandos (Conjunto de documentos o informes sobre un asunto o persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. 

Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características. 

Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:

• Personalidad equilibrada y pro-activa. 
• Autoestima positiva. 
• Capacidad de adaptación a los cambios. 
• Habilidades comunicativas y escucha activa. 
• Capacidad de crear, innovar e implementar. 
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. 
• Disposición para trabajar en equipo. 
• Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. 
• Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. 
• Espíritu de superación. 
• Flexibilidad· 
• Sentido de humor. 
• Resistencia física y nerviosa. 
• Agudeza visual.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:

• Técnicas de archivo. · 
• Técnicas de oficina· 
• Digitación o mecanografía.· 
• Uso apropiado del teléfono· 
• Manejo y organización de la agenda· 
• Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.· 
• Manejo adecuado de documentos.· 
• Conocimiento y dominio del idioma del país.